Informe Mensual Detallado

Una distribuidora de productos de oficina con 80 clientes activos y facturación mensual de RD$4 millones descubrió, casi por accidente, que tenía más de RD$3. 2 millones en facturas vencidas con más de 90 días de antigüedad. El problema había crecido silenciosamente porque nadie hacía un seguimiento mensual de la cartera: los vendedores seguían despachandole a clientes morosos y la empresa estaba financiando involuntariamente a sus clientes con su propio capital de trabajo.

Cuando el flujo de caja se tensó al punto de no poder pagar a sus propios proveedores, el dueño se dio cuenta de la magnitud del problema. MMWA implementó un informe mensual que incluye un análisis de antigüedad de cartera como componente fijo. El primer informe reveló que el 35% de la cartera total estaba vencida y que 12 clientes concentraban el 70% de la mora.

Se establecieron políticas de crédito con límites por cliente, se suspendieron los despachos a los clientes con más de 60 días de mora y se implementó una gestión de cobranza activa. En tres meses, la cartera vencida se redujo en un 60% y se recuperaron más de RD$1. 8 millones que estaban en riesgo de convertirse en incobrables.

Un restaurante con buena afluencia de clientes y facturación mensual creciente no entendía por qué las ganancias no reflejaban el nivel de ventas. El dueño sentía que "vendía mucho pero no le quedaba nada" pero no tenía datos para diagnosticar el problema. Sin informes mensuales, la única forma de evaluar el negocio era el saldo bancario a fin de mes, que no distinguía entre ingresos operativos, gastos de personal, costos de alimentos y gastos administrativos.

Cuando finalmente solicitó un análisis, se descubrió que el costo de alimentos había pasado del 32% al 47% de las ventas sin que nadie lo detectara, erosionando completamente el margen del negocio. MMWA implementó un informe mensual con desglose de costos por categoría: alimentos, bebidas, personal, alquiler, servicios y gastos generales, cada uno expresado como porcentaje de las ventas para poder monitorear tendencias. El informe reveló que además del costo de alimentos descontrolado, había fugas en inventario de bebidas que sugerían merma o sustracción no detectada.

Con esta información, el dueño implementó controles de inventario, renegoció con dos proveedores principales y ajustó las porciones de los platos con mayor desviación. En cuatro meses, el costo de alimentos volvió al 34% y el margen operativo se recuperó.