Asistencia Administrativa

Una tienda de repuestos automotrices había adquirido un sistema de gestión completo que incluía módulos de facturación, inventario, cuentas por cobrar y reportería. Sin embargo, dos años después de la implementación, solo utilizaban el módulo de facturación básica. El inventario seguía manejándose en hojas de Excel, las cuentas por cobrar se rastreaban en un cuaderno y los reportes se generaban manualmente cada mes.

La empresa pagaba la licencia completa del software pero aprovechaba menos del 20% de sus funcionalidades. MMWA realizó un diagnóstico del sistema y encontró que la configuración inicial había sido incompleta: las categorías de productos no estaban bien definidas, los clientes no tenían límites de crédito configurados y los reportes no habían sido parametrizados. MMWA reconfiguró el sistema, migró el inventario desde las hojas de Excel, capacitó al equipo en los módulos de inventario y cuentas por cobrar, y automatizó la generación de reportes mensuales.

En dos meses, la tienda pasó de usar el 20% al 85% del sistema. El tiempo dedicado a tareas administrativas manuales se redujo a la mitad y el dueño puede consultar su inventario y cartera en tiempo real.

Una clínica dental con tres consultorios y un equipo administrativo de cuatro personas experimentó la renuncia simultánea de dos asistentes que eran las únicas que sabían operar el sistema de gestión. Las nuevas contrataciones no tenían experiencia con el software y la doctora propietaria no sabía usar el sistema más allá de consultas básicas. Durante tres semanas, la facturación se hizo a mano, las citas se agendaron en papel y los cobros pendientes dejaron de rastrearse.

La clínica estaba retrocediendo operativamente. MMWA proporcionó asistencia administrativa de emergencia: un especialista trabajó en la clínica durante la primera semana para restablecer las operaciones normales del sistema y capacitar al nuevo personal. Se crearon manuales de procedimiento específicos para cada función (facturación, agendamiento, cobros, reportes) para que el conocimiento no se perdiese con la rotación de personal.

Además, se estableció un servicio de soporte remoto mensual para resolver dudas y mantener al equipo actualizado. La clínica recuperó la normalidad operativa en 10 días y hoy tiene documentación que permite capacitar a cualquier nueva contratación en menos de una semana.