Asesoría Contable

Una ferretería con más de 3,000 ítems en su catálogo tenía una diferencia de RD$1. 2 millones entre el inventario registrado en su sistema y el inventario físico real. El dueño no confiaba en los reportes de su sistema porque sabía que no reflejaban la realidad, pero tampoco sabía cómo solucionar el problema.

El costo de venta se calculaba estimando un porcentaje sobre las ventas en lugar de basarse en el inventario real, lo que hacía que los estados financieros fueran poco confiables y las decisiones de compra se tomaran a ciegas. MMWA realizó un levantamiento físico completo del inventario, cotejando cada ítem con el registro del sistema. Se identificaron las causas principales de las diferencias: mercancía dañada no dada de baja, devoluciones a proveedores no registradas, consumo interno no documentado y errores de digitación en el ingreso de compras.

Se implementó el método de promedio ponderado para la valuación del inventario y se estableció un sistema de conteo cíclico que verifica una sección del almacén cada semana. En seis meses, la diferencia entre inventario del sistema y físico se redujo al 2%, y el costo de venta ahora refleja la realidad operativa del negocio.

Una empresa de servicios con tres cuentas bancarias (operativa, de nómina y de ahorros) llevaba más de un año sin realizar una conciliación bancaria formal. Las diferencias acumuladas entre los registros contables y los estados de cuenta bancarios sumaban más de RD$800,000 sin que nadie pudiera explicar el origen de las discrepancias.

El dueño no sabía cuál saldo era el correcto — el del banco o el de sus libros — y las decisiones financieras se tomaban mirando el saldo del banco en línea, ignorando cheques en tránsito y depósitos no registrados. MMWA realizó la conciliación retroactiva de las tres cuentas bancarias, mes por mes, durante todo el periodo sin conciliar.

Se identificaron las causas de las diferencias: cheques emitidos que nunca fueron cobrados por más de RD$120,000 (algunos ya prescritos), cargos bancarios no registrados en contabilidad por RD$45,000, depósitos registrados dos veces y transferencias entre cuentas propias contabilizadas incorrectamente. Después de la conciliación, los saldos contables coinciden al centavo con los bancarios, y se estableció un proceso de conciliación quincenal que no permite la acumulación de diferencias.