Archivo Documental

Una clínica médica con 12 años de operación tenía más de 200 cajas de documentos almacenadas en un almacén sin climatización adecuada. Facturas, recibos, expedientes de pacientes, contratos con proveedores y declaraciones fiscales se amontonaban sin clasificación ni orden cronológico. Cuando la DGII solicitó documentación de respaldo para gastos declarados en el periodo fiscal anterior, el personal dedicó tres semanas completas a buscar entre las cajas, encontrando que varias facturas estaban dañadas por humedad.

El resultado fue la imposibilidad de justificar más de RD$2 millones en gastos deducibles. MMWA intervino con un plan de rescate documental: se clasificaron todas las cajas por año y tipo de documento, se rescataron los documentos dañados que aún eran legibles, se digitalizó todo el archivo en formato PDF con reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para permitir búsquedas por texto, y se subió todo a una plataforma en la nube con estructura de carpetas por año, mes y tipo de documento. Se implementó un protocolo mensual de digitalización para que la clínica nunca más acumule documentos sin procesar.

Hoy, cualquier miembro autorizado del equipo puede acceder a cualquier documento desde su computadora en menos de un minuto.

Una firma de abogados con tres socios y más de 200 expedientes activos distribuidos entre las oficinas de los tres socios no tenía un sistema centralizado de archivo. Cada socio mantenía sus expedientes en su oficina personal, lo que hacía imposible que un asistente legal pudiera consultar un documento cuando el socio no estaba presente. En más de una ocasión, documentos clave no estuvieron disponibles durante audiencias porque estaban en la oficina del socio equivocado, generando aplazamientos y molestias con los clientes.

MMWA digitalizó los 200 expedientes completos, creando un archivo digital centralizado con estructura por cliente, caso y tipo de documento. Se implementó un sistema de búsqueda cruzada que permite encontrar documentos por nombre de cliente, número de caso, fecha o tipo de documento. Los tres socios y sus asistentes ahora acceden a cualquier expediente desde cualquier dispositivo autorizado.

El tiempo promedio de búsqueda de un documento pasó de 25 minutos a menos de 30 segundos, y ya no se han producido aplazamientos por documentación no disponible.